Tình huống: đề xuất ý kiến cho Tờ trình
Cách một cơ quan dùng workflow nhiều tầng để đọc mọi tài liệu kèm theo của Tờ trình, phân tích ủng hộ và phản biện, rồi soạn sẵn dự thảo ý kiến cho lãnh đạo.
Bài toán
Mỗi ngày lãnh đạo nhận nhiều Tờ trình, mỗi Tờ trình kèm nhiều tài liệu (dự thảo, báo cáo, phụ lục, bản scan). Đọc hết để cho ý kiến mất nhiều thời gian. Cơ quan muốn: mỗi Tờ trình mới có sẵn một dự thảo ý kiến kèm tóm tắt và căn cứ, để lãnh đạo đọc nhanh và tự quyết định.
AI soạn, con người quyết
Workflow chỉ đưa ra dự thảo ý kiến. Lãnh đạo xem, sửa và quyết định. Không có ý kiến nào được ban hành tự động.
Giải pháp
Một workflow chạy theo lịch, vài phút một lần, lấy các Tờ trình mới từ hệ thống quản lý văn bản của cơ quan và xử lý từng Tờ trình.
| Bước | Khối dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chạy định kỳ | Lịch chạy | Lịch luôn chạy bản đã xuất bản. |
| Lấy danh sách, gửi kết quả | Công cụ Gọi API hoặc bước Mã nguồn | Kết nối với API của hệ thống văn bản. Tài khoản kết nối do quản trị viên cấu hình. |
| Không xử lý trùng | Điều kiện + nơi lưu các văn bản đã xử lý | Văn bản đã có dự thảo thì bỏ qua ở các lần chạy sau. |
| Đọc mọi tài liệu kèm theo | Vòng lặp + công cụ đọc tài liệu + LLM | Bản scan được nhận dạng chữ (OCR), file Word/Excel được đọc trực tiếp. |
| Căn cứ | Trợ lý tra cứu kho tri thức | Đọc quy định, quyết định trong dự án được chọn ở Nguồn dữ liệu, trích dẫn theo số ký hiệu. |
| Ủng hộ / phản biện / thẩm định | Ba bước LLM | Hai bước đưa lập luận hai phía, bước thứ ba cân nhắc và kết luận: Đồng ý, Đồng ý có điều kiện hoặc Chưa đồng ý. |
| Dự thảo ý kiến | Mẫu nội dung | Ghép theo khuôn cố định, không dùng AI, nên trình bày luôn thống nhất. |
Vì sao làm như vậy
- Đọc hết tài liệu, không chỉ Tờ trình. Nhiều điểm quan trọng nằm trong phụ lục. Vòng lặp bảo đảm không tài liệu nào bị bỏ sót.
- Hai phía rồi mới kết luận. Tách lập luận ủng hộ và phản biện giúp ý kiến cân bằng, tránh AI chỉ nói theo một chiều.
- Căn cứ có nguồn. Mọi trích dẫn quy định lấy từ tài liệu thật trong dự án, kèm số ký hiệu để lãnh đạo kiểm tra.
- Khuôn cố định cho phần trình bày. Bước Mẫu nội dung bảo đảm mọi dự thảo cùng một bố cục.
Vận hành
- Theo dõi: trong Lịch sử chạy, tìm theo số/ký hiệu hoặc trích yếu văn bản; bật Chỉ lượt chạy có xử lý để bỏ qua các lượt không có Tờ trình mới.
- Kiểm tra chất lượng: so sánh dự thảo của AI với ý kiến lãnh đạo thực tế cho, để điều chỉnh câu lệnh.
- Thay đổi an toàn: sửa trên bản nháp, chạy thử bằng Xem trước với một Tờ trình mẫu, rồi mới Cập nhật xuất bản. Có thể khôi phục phiên bản cũ bất cứ lúc nào.
Kiểm tra số liệu nhận dạng từ bản scan
Chữ viết tay hoặc bản scan mờ có thể bị nhận dạng sai (ví dụ số văn bản). Hãy yêu cầu workflow đối chiếu số ký hiệu với dữ liệu của hệ thống văn bản, và luôn để người duyệt kiểm tra lại.
Tự dựng tương tự
Bắt đầu từ Mẫu: workflow nhiều tầng. Dựng và thử phần xử lý một Tờ trình trước (đầu vào là danh sách tài liệu), sau đó mới nối với hệ thống văn bản và lịch chạy. Việc kết nối API của hệ thống văn bản cần quản trị viên hỗ trợ.