Tình huống: báo cáo định kỳ tự động
Dựng workflow tự tổng hợp báo cáo tuần từ tài liệu dự án, soạn thành file Word và chạy theo lịch, kèm các bước thử an toàn.
Bài toán
Sáng thứ Hai nào phòng cũng phải tổng hợp báo cáo tuần từ các tài liệu, biên bản trong dự án. Nội dung mỗi tuần khác nhau, nhưng khuôn báo cáo luôn giống nhau. Đây là việc rất hợp với workflow chạy theo lịch.
Thiết kế
| Bước | Khối | Cấu hình chính |
|---|---|---|
| Bắt đầu | Bắt đầu | chu_de (chuỗi): chủ đề báo cáo. |
| Tìm tài liệu | Công cụ Tìm trong kho dữ liệu | Từ khoá lấy từ chu_de. Dự án được đọc là dự án chọn ở Nguồn dữ liệu. |
| Tổng hợp | LLM | Câu lệnh nêu rõ khuôn: Kết quả nổi bật, Việc đang làm, Vướng mắc, Kế hoạch tuần tới; chỉ dùng thông tin trong tài liệu tìm được. |
| Soạn file | Trợ lý tạo Word | Nhiệm vụ: soạn báo cáo .docx từ nội dung tổng hợp. |
| Kết thúc | Kết thúc | Trả về nội dung và tệp báo cáo. |
Các bước dựng
1. Chuẩn bị dự án
Đưa các tài liệu cần tổng hợp vào một dự án. Xem Tài liệu trong dự án.
2. Nhờ trợ lý dựng workflow
Tạo workflow mới, mở Trợ lý tạo workflow và mô tả, ví dụ:
Tạo workflow báo cáo tuần. Bắt đầu nhận chu_de (chuỗi, bắt buộc). Bước 1: tìm trong kho dữ liệu các tài liệu liên quan đến chu_de. Bước 2: LLM tổng hợp thành báo cáo gồm 4 mục: Kết quả nổi bật, Việc đang làm, Vướng mắc, Kế hoạch tuần tới; chỉ dùng thông tin trong tài liệu tìm được và ghi tên tài liệu nguồn. Bước 3: giao agent tạo Word soạn file báo cáo .docx từ nội dung đó. Kết thúc trả về nội dung và file. Không gửi email.
3. Chọn nguồn dữ liệu
Bấm Nguồn dữ liệu trên thanh công cụ và chọn dự án ở bước 1. Nếu để Cá nhân (file của người chạy), bước tìm chỉ đọc file cá nhân của người chạy.
4. Kiểm tra và chạy thử
Kiểm tra workflow, rồi Xem trước với một chủ đề thật. Đọc kỹ kết quả từng bước trong mục TIẾN TRÌNH: tài liệu tìm được có đúng không, bản tổng hợp có bịa thông tin không.
5. Xuất bản và đặt lịch
Xuất bản, rồi mở Lịch chạy & Webhook → Lịch chạy → Thêm lịch, chọn 9:00 thứ Hai hằng tuần và điền Dữ liệu đầu vào (chủ đề). Xem Lên lịch chạy tự động.
Hộp thoại đặt lịch là tính năng mới – đang thử nghiệm, sắp có trên Top AgentIC chính thức. Trong lúc chờ, bạn có thể nhờ agent tạo quy trình trong chat đặt lịch.
6. Theo dõi
Mỗi thứ Hai, mở Lịch sử chạy, lọc Kích hoạt bởi → Lịch tự động để xem báo cáo vừa tạo. Nếu lịch lỗi 3 lần liên tiếp, lịch tự tắt và hiện lý do.
Muốn gửi báo cáo qua email?
Bạn có thể thêm bước Công cụ gửi email ở cuối. Hãy cẩn thận:
- Bước gửi email gửi thật mỗi lần chạy, kể cả khi Xem trước. Lúc thử, hãy gửi tới địa chỉ của chính bạn.
- Chỉ thêm bước này sau khi nội dung báo cáo đã ổn định qua vài lần chạy thử.
Mẹo
- Giữ khuôn trong câu lệnh, không để AI tự chọn bố cục. Hoặc dùng bước Mẫu nội dung để ghép phần đầu, phần cuối cố định.
- Yêu cầu ghi nguồn cho từng ý để người đọc kiểm tra được.
- Lịch chạy với quyền của người lưu lịch: người đó phải có quyền đọc dự án và dùng agent trong workflow.