Tình huống: phân phối Văn bản đến và Giấy mời
Cách một cơ quan dùng workflow để đề xuất lãnh đạo phụ trách, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp cho Văn bản đến, và người dự họp cho Giấy mời.
Bài toán
Bộ phận văn thư nhận hằng trăm Văn bản đến và Giấy mời mỗi tuần. Với mỗi văn bản phải quyết định: lãnh đạo nào phụ trách, đơn vị nào chủ trì, đơn vị nào phối hợp. Với Giấy mời: ai đi họp, có trùng lịch không, đơn vị nào chuẩn bị nội dung. Việc này đòi hỏi nắm rõ phân công của lãnh đạo và chức năng của từng đơn vị.
Mục tiêu: mỗi văn bản mới có sẵn đề xuất phân phối kèm lý do, văn thư và lãnh đạo chỉ cần xem và chỉnh.
Giải pháp
Hai workflow chạy theo lịch, một cho Văn bản đến, một cho Giấy mời, cùng dùng chung một bộ dữ liệu phân công.
Dữ liệu phân công dùng chung
Đề xuất chỉ tốt khi dữ liệu nền đúng. Cơ quan duy trì ba bảng:
- Lãnh đạo: ai phụ trách lĩnh vực nào, ai thay khi vắng.
- Đơn vị: chức năng, tên gọi khác, từ khoá nhận diện.
- Quy tắc: các quy tắc phân phối đặc thù.
Bảng được dựng từ các quyết định phân công, chức năng nhiệm vụ, và người của cơ quan tự cập nhật khi có thay đổi. Workflow đọc bảng ở mỗi lần chạy, nên không phải sửa workflow khi phân công thay đổi.
Các khối dùng
| Việc | Khối |
|---|---|
| Chạy định kỳ | Lịch chạy |
| Lấy văn bản, gửi đề xuất | Công cụ Gọi API hoặc Mã nguồn |
| Phân tích nội dung | LLM |
| Ánh xạ từ khoá sang đơn vị, giới hạn độ dài | Mã nguồn (cố định, không dùng AI) |
| Tách Giấy mời và Văn bản đến, bỏ qua văn bản đã xử lý | Điều kiện |
| Tra cứu quy định liên quan | Trợ lý tra cứu kho tri thức |
| Trình bày đề xuất | Mẫu nội dung |
Kết quả cho người dùng
- Văn thư mở văn bản và thấy ngay đề xuất: lãnh đạo, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, ghi chú, kèm lý do ngắn.
- Với Giấy mời: người dự đề xuất, cảnh báo nếu trùng lịch công tác, người thay thế.
- Văn bản dạng báo cáo có thêm phần "cần lưu ý".
Bài học
- Tách dữ liệu khỏi logic. Phân công thay đổi thường xuyên; để trong bảng dữ liệu, đừng viết cứng vào câu lệnh.
- Bước cố định cho việc cố định. Ánh xạ từ khoá, định dạng, giới hạn độ dài dùng Mã nguồn: nhanh, rẻ, kết quả luôn giống nhau.
- Đo chất lượng thường xuyên. So đề xuất của AI với quyết định thực tế của lãnh đạo, tìm các trường hợp sai để bổ sung quy tắc.
- Tìm lại nhanh. Ô tìm kiếm của Lịch sử chạy tìm theo số/ký hiệu, trích yếu trong đầu vào và kết quả của lượt chạy.