Workflow là gì? Khi nào dùng workflow thay vì agent
Workflow là chuỗi bước tự động chạy giống nhau mỗi lần. Bài này giải thích khi nào nên dùng workflow, khi nào dùng agent, và giới thiệu trình soạn thảo.
Workflow (quy trình tự động) là một chuỗi bước được sắp sẵn: nhận dữ liệu đầu vào, xử lý qua từng bước (mô hình AI, công cụ, agent, điều kiện, vòng lặp…) rồi trả về kết quả. Mỗi lần chạy, workflow đi đúng các bước bạn đã thiết kế.
Workflow hay agent?
Cả hai đều dùng AI, nhưng hợp với những việc khác nhau.
| Agent | Workflow | |
|---|---|---|
| Cách làm việc | Trò chuyện, tự quyết định bước tiếp theo | Đi đúng các bước đã thiết kế |
| Hợp với | Việc mở, cần hỏi lại, mỗi lần một khác | Việc lặp lại, cùng cấu trúc đầu vào và đầu ra |
| Chạy khi không có người | Không | Có: theo lịch hoặc qua webhook |
| Kiểm tra lại | Đọc lại cuộc trò chuyện | Lịch sử chạy ghi từng bước, đầu vào, đầu ra, thời gian và chi phí |
Chọn workflow khi:
- Bạn làm cùng một việc nhiều lần (tóm tắt công văn, tổng hợp báo cáo tuần, phân loại văn bản đến…).
- Kết quả cần ổn định, cùng một khuôn mỗi lần.
- Việc cần chạy tự động theo giờ hoặc khi hệ thống khác gửi dữ liệu tới.
- Bạn cần biết chính xác từng bước đã làm gì.
Chọn agent khi: yêu cầu thay đổi theo từng cuộc trò chuyện, cần hỏi lại người dùng hoặc tự chọn công cụ. Xem Agent là gì.
Kết hợp cả hai
Một workflow có thể giao một bước cho agent (bước Trợ lý), và một agent có thể gọi workflow như một công cụ. Xem Đưa agent vào workflow.
Danh sách workflow
Trên thanh bên, bấm Workflow. Trang này có các thẻ Tất cả, Cá nhân, Tổ chức, Dự án và ô tìm kiếm "Tìm tên hoặc mô tả Workflow...". Mỗi dòng có công tắc Trạng thái và các nút để mở, chạy hoặc thao tác khác.
Tạo workflow mới
- Bấm Tạo Workflow.
- Nhập Tên workflow (tối đa 120 ký tự).
- Chọn Phạm vi: Cá nhân, Tổ chức hoặc Dự án.
- Ở Bắt đầu với, chọn Workflow trống để tự dựng, hoặc Nhập từ mẫu để bắt đầu từ một luồng mẫu.
- Bấm Tạo Workflow. Trình soạn thảo mở ra.
Cách nhanh nhất để có một workflow chạy được là mô tả nó bằng lời cho Trợ lý tạo workflow.
Làm quen trình soạn thảo
Cột bên trái:
- Bố cục: sơ đồ các bước (màn hình chính).
- Hoạt động: lịch sử chạy.
- Theo dõi: số lượt chạy, người dùng, token và tỷ lệ thành công theo khoảng thời gian.
- Trợ lý tạo workflow: nhờ AI dựng hoặc sửa workflow.
Thanh công cụ phía trên:
| Nút | Dùng để |
|---|---|
| Nguồn dữ liệu | Chọn dự án mà các bước tìm tài liệu sẽ đọc. Mặc định Cá nhân (file của người chạy): chỉ đọc file cá nhân của người chạy. |
| Kiểm tra workflow | Kiểm tra cấu trúc, công cụ, biến và kiểu dữ liệu. Con số đỏ là số lỗi cần xử lý. |
| Trạng thái hoạt động | Bật hoặc tắt workflow. Khi tắt, workflow không chạy được. |
| Lịch chạy & Webhook | Lên lịch hoặc tạo webhook. |
| Chia sẻ | Quyền truy cập và liên kết chạy workflow. Xem Chạy workflow. |
| Xem trước | Chạy thử bản nháp ngay trong trình soạn thảo. |
| Biểu tượng lưu | Lưu bản nháp. |
| Xuất bản | Xuất bản bản nháp thành một phiên bản. Xem Phiên bản và xuất bản. |
| Chạy ứng dụng | Mở trang chạy bản đã xuất bản (hiện sau khi xuất bản). |
Trên sơ đồ: nút Thêm bước (dấu +), Chọn (V), Di chuyển (H hoặc giữ Space), Ghi chú, nút xoá, Hoàn tác, Làm lại, Thu nhỏ, Phóng to. Bấm vào một bước để mở bảng cấu hình của bước đó.
Xem tiếp
- Các loại node: từng loại bước làm gì.
- Trợ lý tạo workflow: dựng workflow bằng một câu mô tả.
- Chạy workflow và biến đầu vào.